Tuyển dụng nhân sự: Nhìn nhận gì từ những mẫu mô tả công việc

Có thể chỉ sau một vài tuần, vài tháng hay cả năm, nhân viên mới sẽ nhanh chóng tìm thấy chính mình trong một công việc đáng chú ý khác hơn là những gì được viết trong phần mô tả công việc mà trước đó họ đã ứng tuyển.

Là một nhà tư vấn cung cấp tuyển dụng nhân sự, điều này hẳn là có liên quan đến bạn. Với bạn, một bảng mô tả công việc là một chi tiết cần được thực hiện để tạo nên một quá trình tuyển dụng thành công?  Bạn trông đợi như thế nào khi mang đến một ứng viên hoàn hảo cho một công việc mơ hồ, tạm thời và không biết chính xác công việc sẽ làm là gì?

Cách giải quyết chủ yếu của bạn, có lẽ là, hãy nhấn mạnh vào những chi tiết cụ thể. Khi bạn khuyến khích nhà quản lý viết mẫu mô tả công việc một cách chính xác và cụ thể - có thể giúp những tuyển dụng nhân sự của bạn mang đến những kết quả tương tự. Khi có điều gì còn nghi hoặc, bạn hãy đến gặp quản lý để có nhiều thông tin chi tiết hơn.

Nếu đó là chiến lược của bạn thì hãy coi chừng: dài dòng và chi tiết có thể không đảm bảo được độ chính xác. Một nhà tuyển dụng có thể không biết tương lai nắm giữ điều gì, và không biết những khó khăn khi nói với bạn những mô tả đó.

Tránh theo đuổi mong muốn có một mô tả công việc hoàn hảo – thay vào đó, hãy đào sâu và chú ý đến những mảng khác của mô tả công việc. Nghiên cứu cách hỏi 5 câu hỏi xa hơn về những điều mô tả công việc và bạn có thể tìm thấy thành công rõ ràng hơn ngay cả khi mô tả công việc của bạn không hề thay đổi.

Có phải kinh nghiệm, chuyên môn và những yêu cầu về điểm trung bình rất khó để kiểm định? Chúng ta cần những thông tin cơ bản về ứng viên, cũng như bác sĩ cần bằng y dược và những lái xe vận chuyển cần bằng lái.

Nhưng trong những lần khác, những tiêu chí cơ bản dường như chỉ tồn tại để điền vào khoảng trống, hoặc để phục vụ như một công cụ loại bỏ khi sắp xếp phân loại các hồ sơ. Sẽ thế nào nếu như nhân viên nhập liệu không có 3 năm kinh nghiệp sử dụng phần mềm của khách hàng, nhưng có tới mười năm kinh nghiệm sử dụng sản phẩm cạnh tranh? Vấn đề là gì?

Hãy hỏi:  “Nếu tôi giới thiệu một ứng viên có khả năng làm việc, nhưng không phù hợp với yêu cầu, tôi có nên quan tâm không?”. Nếu câu trả lời dẫn dắt từ những điều kiện bắt buộc đến chuyện “có thể làm công việc”, thì đó là thông tin bạn cần sử dụng.

Đôi khi, những nhà tuyển dụng không biết điều này. Nếu có thể, hãy nói chuyện với các đồng nghiệp. Nếu không, một buổi tán gẫu với quản lý sẽ ổn hơn. Đừng bắt đầu buổi nói chuyện với mô tả công việc kèm theo – các nhà quản lý sẽ dễ bị lệ thuộc vào nó, các đồng nghiệp khi đó cũng chỉ biết gật đầu đồng ý theo mà thôi. Hãy bắt đầu với một tờ giấy trắng và mong muốn chính đáng để học hỏi thêm về vị trí công việc đó.

Hãy hỏi: “Những người ở vị trí này thường làm gì để thành công?”, “Họ thường đấu tranh với điều gì?” và, “Họ có xu hướng thích gì và phàn nàn về điều gì?”. Những thông tin mà bạn thu thập được sẽ giúp bạn có một cái nhìn toàn cảnh về công việc tốt hơn so với một mô tả công việc có thể làm.

Tất cả công việc đều yêu cầu những thứ như “làm việc nhóm” hay “thích nghi với sự thay đổi”. Điều đó có ý nghĩa như thế nào với công việc mà bạn đang tuyển người? Điều đó có nghĩa là sẽ làm việc với những người cũ trong nhóm này trong 3 năm tiếp theo, hay có nghĩa là sẽ làm việc với một nhóm và sau 6 tháng sẽ làm việc với một nhóm khác? Bạn cần phải hiểu những điều chung chung đó có ý nghĩa thực sự là gì.

Hãy hỏi: “Tại sao bạn liệt kê “một thành viên đội nhóm tốt” như một điều kiện bắt buộc?” và, “Trong hoàn cảnh nào thì yêu cầu này là thực sự cần thiết?”. Bạn càng biết được nhiều về việc điều đó thực sự diễn ra như thế nào, bạn sẽ trao đổi hiệu quả hơn như lưu ý các ứng viên về vấn đề này. Mục tiêu của bạn cũng giống như một tuyển dụng nhân sự, sau tất cả những điều đó, sẽ cung cấp được một ứng viên phù hợp với hai tuần làm việc đầu tiên và sau cả 3 năm tiếp theo nữa.

Khi bạn tương tác với quản lý hay đồng nghiệp, hãy chú ý thêm những biểu hiện về văn hóa công ty. Đây là nơi làm việc của những nhà phân tích, một người có kỹ năng ra quyết định  hay là của một đám đông “làm ngay và hỏi sau” với giá trị là những hành động nhanh chóng? Họ thích bất đồng ý kiến, đồng thuận hay im lặng? Những người thích làm việc có được khen thường không, hay bị bỏ qua hoặc trừng phạt? Hãy tự vẽ bức tranh về công việc với trải nghiệm của một nhân viên mới thực sự sẽ trải qua.

Hãy hỏi: “Lần cuối cùng khi một người không hòa hợp với nhóm là khi nào?”, “Tại sao?”, và “Bạn mô tả văn hóa ở đây như thế nào?”. Mô tả công việc có thể thay đổi nhiều lần, nhưng môi trường làm việc thì hầu như sẽ không thay đổi gì mấy.

Hầu hết các công việc đều hứa hẹn nhiều cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp. Nhưng bạn nên hiểu rằng “nơi một người có thể đi từ đây” và “nơi mọi người thường xuyên đi đến đây” có nghĩa rất khác. Con đường sự nghiệp tiêu biểu của các nhân viên trước có thể cung cấp nhiều thông tin, bao gồm cả thông tin về chính công việc và loại nhân viên nào là phù hợp để làm việc nhất.

Hãy hỏi: "Chuyện gì đã xảy ra với người giữ vị trí này trước kia?”, “Cô ấy hay anh ấy được thăng chức, chuyển đổi đi bộ phận khác hay chuyển sang nơi khác làm việc?” và “Trường hợp tốt nhất và tệ nhất trong sự nghiệp ở vị trí này là gì?”. Bạn sẽ tìm hiểu được người lý tưởng làm công việc ở vị trí này là như thế nào, bạn cũng có thể thông tin cụ thể về cơ hội thăng tiến khi ở vị trí này để có thể thu hút những ứng viên tiềm năng.

Tất cả những điều này, đương nhiên không phủ nhận giá trị của một mẫu mô tả công việc tốt, nhưng chắc chắn là một cách để giúp cho công việc của bạn được rõ ràng và thuận lợi hơn. Hãy bắt đầu bằng việc hình dung một con số, ghi bằng màu đỏ đậm, ghi ở trên cùng của mọi bản mô tả công việc. Con số này là “chính xác ước tính”, một giá trị phần trăm để nhắc nhở bạn rằng, không quan trọng văn bản trông có vẻ chi tiết đến thế nào, hiệu quả của nó được bao nhiêu? Con số này có thể là 25\%, 50\% hay 90\% nhưng luôn luôn nhỏ hơn 100\%. Sự đầu tư được đề cập ở đây – thực tế là, công việc của bạn ở vị trí một nhà tư vấn nhân sự kỹ năng đàm phán - là điều tạo nên điều khác biệt.