Chắc chắn rằng những người làm công tác quản trị doanh nghiệp đều biết, quản trị con người là lĩnh vực quản trị khó khăn nhất, đòi hỏi những hiểu biết nhất định về tâm lý, và tầm nhìn sâu rộng.
Làm sao để nhân viên luôn toàn tâm toàn ý cho công việc khi nhà lãnh đạo vắng mặt? Làm sao để nhân viên gắn bó mật thiết với sự phát triển chung của công ty? Mấu chốt nằm ở nghệ thuật động viên và tạo cảm hứng cho họ.
Động viên như thế nào là phù hợp?
Đừng động viên suông, mà hãy động viên chân thành. Thật vậy, đừng nghĩ rằng người lao động không đủ thông minh để biết rằng bạn đang động viên họ một cách qua loa. Theo quyển "Phi lý trí" của Dan Ariely, thì ()\% hành động trong đời của chúng ta là dựa trên cảm xúc. Vì thế, nhà lãnh đạo cần biết rõ tầm quan trọng của việc tạo cảm xúc tích cực cho nhân viên bằng những lời động viên đối với sự thành công của doanh nghiệp.
Nguyên tắc cơ bản của việc động viên là đúng, kịp thời, và phát huy được điểm mạnh của người được động viên. Có 2 phương pháp động viên cơ bản mà nhiều nhà quản lý có thể áp dụng, là khen ngợi và khiêu khích. Hai loại hình này tùy thuộc vào mẫu hình tâm lý của người nhân viên như thế nào. Một số người thì khi bị khiêu khích bằng những câu đại loại như "anh như thế này mà lại làm việc không ra gì như vậy?" hoặc "với năng lực của anh thì phải đạt được những mức thành công cao hơn nhiều"... Và sau đó thì họ dễ dàng đạt được sự thành công mỹ mãn.
Tuy nhiên, theo nghiên cứu nhiều năm về trạng thái tâm lý nhân sự của các chuyên gia, thì đối với những đối tượng được khen ngợi, nghĩa là nhận được sự kỳ vọng tích cực từ phía nhà quản lý, thì sau khi anh ta hoàn thành nhiệm vụ thành công, sự hưng phấn của người nhân viên đó kéo dài hơn là khi bị khiêu khích. Bởi vì xét về bản chất, người bị khiêu khích mang một tâm thế tiêu cực, cho nên trong quá trình phấn đấu, và sau khi đạt được thành công, nhân viên luôn mang một trạng thái bị kích thích xấu. Vì thế, việc đạt được mục tiêu đề ra không khiến người nhân viên thoải mái, mà lại còn nảy sinh sự rạn vỡ trong mối quan hệ giữa anh ta và người quản lý. Điều này về lâu dài sẽ dẫn các thành viên trong cùng doanh nghiệp đi vào trạng thái đối đầu lẫn nhau, không có lợi cho sự phát triển bền vững cửa công ty.
Vì thế, để áp dụng những cách động viên khuyến khích cho nhân viên của mình, người quản lý nên có sự tìm hiểu sâu sắc thói quen, tính cách của người mà chúng ta sẽ đối thoại.
Sử dụng ngôn từ trong nghệ thuật động viên
Nói về cách động viên, thì hẳn là có nhiều cách thức khác nhau như đã nêu trên. Và mỗi cách động viên cũng sẽ đi kèm với một bộ ngôn từ đặc trưng để thể hiện hết sức mạnh của mình.
Có một điều mà chúng ta dễ dàng nhận thấy, khi ai đó muốn động viên ta, họ thường dùng cụm từ "cố lên", hoặc "ráng lên", hoặc "hãy làm thêm lần nữa như trước"... Xét về mặt ngữ nghĩa, thì đây là những thói quen sử dụng từ giúp giải quyết nhanh mong muốn động viên khuyến khích đối tượng đang khó khăn. Tuy nhiên, những từ ngữ này không thực sự có hiệu quả với những người đang chịu áp lực cao từ tính chất công việc của họ, mà lại mang tính chất động viên suông hơn. Vậy sự khác biệt nằm trong việc chúng ta không thúc họ, tạo lực từ bên ngoài, mà phải có nghệ thuật làm sao khuyến khích được ý muốn cải thiện khó khăn từ bên trong bản thân họ.
Để kích thích được ý muốn cải thiện khó khăn của nhân viên, thì trong những tình huống giao tiếp hằng ngày giữa sếp và nhân viên cần tập trung đi sâu để phân tích vấn đề hơn. Ví dụ, một bí quyết mà chị Tôn Nữ Diệu Trang, Tổng giám đốc Chuỗi cửa hàng Thế giới Phụ kiện @Store thường sử dụng là : đặt câu hỏi cho nhân viên tự tìm ra phương pháp của mình - nhưng theo định hướng mà chị mong muốn. Ví dụ, trước một tình huống khó khăn, chị thường hỏi "Trong trường hợp này, em sẽ chuẩn bị là người chiến thắng hay người thất bại? Nếu em muốn thành công, em sẽ làm những gì?". Câu hỏi này sẽ khiến người được hỏi suy nghĩ và lựa chọn con đường tích cực hơn, đó là đạt đến thành công, trở thành người chiến thắng, và được công nhận trong mắt cấp trên. Nhà quản lý xin hãy luôn nhớ, nhu cầu tối thiểu của con người sau ăn, mặc, ở, chính là nhu cầu được công nhận. Như vậy, đây cũng là một cách động viên khiêu khích, nhưng nó không hề mang tính xã giao như "cố lên" hoặc "hãy làm đi".
Hãy tìm tòi thêm những cách đặt câu hỏi thông minh để người nhân viên đưa ra cam kết cho sự phấn đấu của mình trước mặt người quản lý, từ đó, anh ta sẽ có ý thức tự trọng, cố gắng hoàn thành những gì mà mình đã cam kết.
Việc làm lãnh đạo nên sáng tạo trong cách động viên, tuân thủ trên quy tắc cơ bản sau đây : luôn chỉ trích một cách riêng tư, và động viên một cách công khai. Từ đây, hiệu quả động viên và phê bình nhân sự của doanh nghiệp sẽ đạt được tốt hơn.
