Luyện tập tác phong làm việc chuyên nghiệp

Thiếu những thành công nghề nghiệp, luôn là tâm điểm các cuộc cãi cọ, luôn vội vàng và quá bận rộn, luôn nói nhiều hơn nghe. Bạn đã từng quá vội vàng và luôn bận rộn phải không? Vậy bạn có nghĩ đến việc sắp xếp lại thời khóa biểu làm việc, thay đổi cách làm việc để trở thành mẫu người công sở thông minh?

Chắc chắn nhiều người trong số chúng ta đã từng tự hỏi, vì sao mỗi người đều có 24 giờ như nhau, nhưng có người lại hoàn thành tốt công việc được giao, và có thời gian cho những hoạt động vui chơi giải trí khác, nhưng có người lại suốt ngày bận rộn với việc giải quyết những rắc rối trong mối quan hệ đồng nghiệp, hoặc phải đem việc về nhà để làm. Từ đây, có thể rút ra kết luận rằng, luyện tập cho mình tác phong làm việc chuyên nghiệp là điều rất quan trọng.

Đầu tiên, chúng ta cần quan tâm đến việc quản lý thời gian. Câu nói vàng trong trường hợp này đó là, người thông minh không bao giờ trì hoãn. Trì hoãn sẽ biến việc dễ thành việc khó, và biến việc khó thành một tai họa. Đặc biệt là khi sự trì hoãn biến thành một thói quen, chúng ta sẽ gặp rất nhiều rắc rối trong cuộc sống. Để thay đổi thói quen xấu này, chúng ta có thể dễ dàng nhắc nhở bản thân bằng các công cụ hỗ trợ hiện đại ngày nay cho công việc như điện thoại, email, hoặc là một người bạn đồng nghiệp thân cận để tránh trường hợp bỏ sót những nhiệm vụ (task) quan trọng trong một dự án công việc lớn.

Yếu tố khác nữa để giữ sự tập trung cao nhất cho những công việc khó khăn, theo chuyên gia đào tạo và phát triển con người Brian Tracy, thì chúng ta nên tập thói quen "ăn những con ếch đầu ngày". Điều này có nghĩa là ta nên dành ra những công việc phức tạp nhất, "khó nhai" nhất để làm vào thời gian đầu ngày làm việc. Thói quen này sẽ giúp bạn dễ dàng tập trung hết nguồn năng lượng tươi mới trong một ngày để giải quyết hiệu quả công việc khó khăn trên, đồng thời cũng là cách tạo đà hiệu quả để bạn hứng khởi thực hiện những công việc kém quan trọng hơn mà không gặp những áp lực tâm lý. Bí quyết là sau khi lên lịch làm việc trong ngày, bạn nên dành khoảng 20-30 phút trước giờ làm việc chính thức để thực hiện một số điều vụn vặt có thể làm một cách nhanh chóng như trả lời nhanh một email cũ từ hôm qua, dọn dẹp bàn làm việc, photocopy tài liệu... Sau khi hoàn thành những việc dễ gây mất tập trung này, thì bạn sẽ hoàn toàn dốc sức vào nhiệm vụ khó khăn đầu tiên trong ngày mà bạn đặt ra.

Rõ ràng, thời gian là một nguồn lực rất đặc biệt. Và chính nguồn lực thời gian này có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả làm việc của mỗi người.

Hiệu quả và hiệu suất công việc là hai thước đo quen thuộc với một người để nhận biết được mức độ chuyên nghiệp của anh ta. Chúng ta nên làm việc hiệu quả hay là hiệu suất cao?

Hiệu suất là tỷ số so sánh giữa kết quả chúng ta đạt được với nguồn lực chúng ta bỏ ra (chi phí, thời gian..), nghiêng về khái niệm làm việc gì đó đúng cách. Còn hiệu quả đánh giá cao kết quả cuối cùng, khi chúng ta làm đúng việc cần phải làm mà không quan tâm đến quá trình tạo ra kết quả. Theo đó, bất cứ một nhà quản lý nào cũng mong muốn nhân viên của mình đảm bảo hiệu quả công việc ở mức độ hoàn thiện nhất, vừa đảm bảo tiêu tốn nguồn lực ở mức thấp nhất. Đặc biệt ngày nay trong những ngành nghề có mức độ áp lực cao như truyền thông, bán hàng, marketing... thì người nhân viên phải rất vất vả để giảm tối đa nguồn lực bỏ ra - cụ thể là thời gian, mà phải đạt được kết quả vượt trội hơn đối thủ.

Theo ông Trương Chí Dũng - Giám đốc R&D, Công ty Le&Associates thì, có các bí quyết sau đây có thể giúp cho bạn đạt được hiệu suất tốt về thời gian trong khi làm việc.

Nghỉ ngơi giữa chừng : đừng tạo cho bản thân mình quá nhiều áp lực, theo đó bạn sẽ có thời gian khởi động lại giữa các khoảng công việc từ 60-90 phút, không chỉ giúp cho tinh thần bạn bền bỉ hơn, mà cũng tránh được nhiều sai sót hơn.

Chấp nhận phương án 2 : đừng cố gắng lên một kế hoạch thằng tiến và cứng nhắc cho tất cả mọi việc. Phát huy sự sáng tạo trong những tình huống khó khăn có thể tiết kiệm rất nhiều cho doanh nghiệp và cho chính bản thân bạn, đặc biệt là cho việc khắc phục hậu quả khi bạn không lường trước những tình huống phát sinh.

Biết đọc nhanh thông tin : một trong các kỹ năng rất cần cho công việc trong doanh nghiệp là đọc nhanh thông tin. Khi nhân viên sở hữu được khả năng đọc nhanh thông tin thì năng suất làm việc của họ tăng lên đáng kể, chưa nói đến khả năng khác đi kèm là tổng hợp và chắt lọc thông tin hữu ích cũng được trui rèn, giúp cho sự phát triển nghề nghiệp của từng cá nhân.

Không trễ giờ : đây là nguyên tắc cơ bản để làm việc chuyên nghiệp hơn, nhiều người dễ dàng bỏ lỡ một hợp đồng quan trọng vì trể 15 phút cho một cuộc hẹn quan trọng, hoặc phải dời chuyến bay công tác chỉ vì ngủ quên. Hơn nữa, đến đúng giờ cũng sẽ giúp tạo nên hình ảnh đáng tin cậy trong mắt đối tác và đồng nghiệp khi họ cần hợp tác với bạn trong một nhiệm vụ quan trọng nào đó.

Sử dụng truyền thông xã hội trong giờ giải lao : Ai cũng biết là rất dễ bị phân tâm khi kiểm tra thông tin trên mạng xã hội như Facebook, Twitter, Google Plus hay LinkedIn. Trừ khi truyền thông xã hội là một phần trong công việc hàng ngày của mình, thì tốt nhất bạn nên tiết kiệm thời gian bằng cách chỉ vào mạng xã hội khi có thời gian rảnh rỗi không phải làm việc.