Lập bảng liệt kê đầu công việc; Phân công công việc rõ ràng; Chuẩn bị kế hoạch dự phòng cho các tình huống xấu... là ba trong những "mẹo" cần thiết để tổ chức sự kiện thành công.
Lập bảng liệt kê đầu công việc
Đây có lẽ nằm trong nhóm điều bắt buộc phải thực hiện dù bạn có tổ chức sự kiện hay làm bất kỳ công việc gì đi chăng nữa. Thông thường khi tổ chức sự kiện bạn sẽ có rất nhiều công việc cần thực hiện như hậu cần, set up thiết bi, khách mời, nội dung… Với những đầu mục công việc như vậy lại có trăm ngàn việc kéo theo. Để tránh việc bị quên việc, hay lỡ mất thông tin công việc bạn nên sắp xếp ghi chép lại một cách hệ thống với công việc và đánh dấu mỗi khi thực hiện xong.
Trong bản liệt kê đầu việc bạn nên liệt kê theo thứ tự quan trọng và ưu tiên thực hiện trước để đảm bảo chất lượng của sự kiện. Với một bản liệt kê đầu việc đầy đủ chắc chắn bạn sẽ không gặp phải những lỗi, sự cố khi sự kiện diễn ra.
Phân công công việc rõ ràng
Một người sẽ không thể tự mình xây dựng được cả một sự kiện. Nó đòi hỏi sự chuyên nghiệp về chuyên môn của nhiều ngành nghề khác nhau như: đồ họa (thiết kế), kĩ thuật (lắp ráp nhà giàn, điều khiển âm thanh, ánh sáng), quản lý (tổ chức sự kiện), kế toán (kí và thanh lý hợp đồng)… Do đó, trước khi chương trình diễn ra, bạn phải có bảng phân công công việc cho từng người một cách cụ thể nhất.
Công việc của phòng thiết kế là gì, ngày set-up chương trình vào ngày nào, MC, đội biểu diễn do ai phụ trách, nhân viên hậu cần gồm bao nhiêu người… Tất cả đều cần lên kế hoạch thật chi tiết và yêu cầu các thành viên thực hiện nghiêm túc và đầy đủ. Bạn cũng nên thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc để đốc thúc, nhắc nhở nếu thấy cần thiết.
Chuẩn bị kế hoạch dự phòng cho các tình huống xấu
Bạn làm bất cứ việc gì cũng luôn tiềm ẩn những nguy cơ, sự kiện cũng vậy. Ví dụ nếu bạn tổ chức sự kiện ngoài trời thì bạn luôn phải có kế hoạch dự phòng trong trường hợp thời tiết xấu. Nếu bạn tổ chức trong nhà, khách hàng của bạn đến tham gia vượt quá sức chứa hoặc có thể đến quá ít, bạn cũng cần phải tìm ra cách khắc phục tình huống đó.
Trong quá trình tổ chức, có thể phát sinh rất nhiều vấn đề, nhưng nếu bạn chuẩn bị kỹ và dự phòng cho các trường hợp ấy xảy ra thì sự kiện của bạn chắc chắn sẽ để lại ấn tượng tốt cho người tham dự. Trước sự kiện bạn và các thành viên trong ban tổ chức nên ngồi họp lại với nhau và liệt kê ra những vấn đề có thể xảy ra rồi cùng tìm ra một phương pháp tối ưu nhất để giải quyết. Có như vậy sự kiện mới có thể diễn ra một cách thành công nhất!
Tham khảo ngay Novaedu đơn vị cho thuê phòng, hội trường với vị trí địa lý trung tâm, cơ sở vật chất hiện đại, không gian xanh, dịch vụ đi kèm đa dạng, chất lượng. Đặc biệt Novaedu đang có chương trình ưu đãi lên tới 50% nên chẳng còn âu lo về giá cả!
Truy cập website: chothuephongdaotao.com
Liên hệ: 0961 29 20 20
Thu Loan
