Theo quy chế, việc in sao đề thi được giao cho các địa phương, thực hiện tại một địa điểm an toàn, biệt lập và được lực lượng công an kiểm tra, bảo vệ nghiêm ngặt đến khi hết giờ làm bài môn cuối cùng của kỳ thi tốt nghiệp THPT.
Người không có trách nhiệm, tuyệt đối không được vào khu vực in sao đề thi. Trong khu vực in sao đề thi, không được sử dụng các phương tiện thông tin liên lạc, các loại điện thoại, trừ 01 điện thoại cố định có chức năng ghi âm và có loa ngoài đặt tại vòng 2 được công an kiểm soát liên tục 24 giờ/ngày; mọi cuộc liên lạc đều phải ghi âm, bật loa ngoài, ghi biên bản có chữ ký của các thành phần liên quan.
Công an kiểm tra, xác nhận điều kiện an ninh, an toàn và niêm phong cổng kết nối của các phương tiện, thiết bị cần thiết tại khu vực in sao đề thi trước khi Ban In sao đề thi triển khai công việc tại khu vực này.
Bộ GD&ĐT yêu cầu, những người làm việc trong khu vực in sao đề thi chỉ được hoạt động trong phạm vi không gian được quy định, theo đúng chức trách, nhiệm vụ được giao. Công việc của các vòng cụ thể như sau:
Vòng 1 - Vòng in sao đề thi, chỉ gồm thành viên Ban In sao đề thi có tiếp xúc trực tiếp với đề thi; là khu vực khép kín, cách ly tuyệt đối với bên ngoài từ khi mở đề thi gốc và bắt đầu in sao đến khi thi xong môn cuối cùng; cửa sổ các phòng phải đóng kín và được công an niêm phong; các khoảng trống thông ra bên ngoài phải bịt kín bằng vật liệu bền, chắc.
Hằng ngày, những người ở vòng 1 tiếp nhận vật liệu và đồ ăn, uống từ bên ngoài chuyển vào qua vòng 2. Trưởng ban In sao đề thi cử 01 thành viên mở sổ theo dõi và cập nhật đầy đủ các hoạt động giao tiếp với vòng 2.
Vòng 2 - Vòng bảo vệ trong, chỉ gồm có 01 công an và 01 cán bộ giám sát; là khu vực khép kín, tiếp giáp với vòng 1, cách ly tuyệt đối với bên ngoài đến khi thi xong môn cuối cùng; là đầu mối giao tiếp giữa vòng 3 với vòng 1, có nhiệm vụ tiếp nhận vật liệu và đồ ăn, uống từ vòng 3 chuyển vào vòng 1; kiểm tra các đồ vật từ vòng 1 chuyển ra (bát đũa, đồ ăn, đồ uống,...); mở sổ theo dõi và cập nhật đầy đủ các hoạt động giao tiếp giữa vòng 2 với vòng 1, vòng 2 với vòng 3 và quá trình bàn giao đề thi cho Hội đồng thi để chuyển cho các Điểm thi.
Vòng 3 - Vòng bảo vệ ngoài, tiếp giáp với vòng 2; gồm công an và nhân viên bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ và là đầu mối giao tiếp giữa vòng 2 với bên ngoài; bảo đảm tối thiểu 02 người trực và phải trực liên tục 24 giờ/ngày.
Về in sao đề thi, bộ GD&ĐT lưu ý, chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ in sao đề thi: Trưởng ban In sao đề thi phải kiểm tra bảo đảm có các phương tiện thiết bị phục vụ in sao đề thi như: máy photocopy siêu tốc (khổ giấy A4 hoặc A3, tốc độ tối thiểu 100 bản một phút; độ phân giải tối thiểu 600 dpi,..), máy sắp xếp tài liệu và máy đếm trang (nếu có),...
Các máy móc, thiết bị không gắn bộ phận thu phát và không nối mạng Internet, phải được công an kiểm tra niêm phong các cổng kết nối và lập biên bản kiểm tra, niêm phong. Mọi phương tiện, thiết bị, vật tư trong khu vực in sao đề thi dù bị hư hỏng hay không dùng đến chỉ được đưa ra ngoài khu vực này khi thi xong bài thi/môn thi cuối cùng của Kỳ thi.
Về quy trình, trước khi in sao chính thức, Ban in sao cần đọc soát đề thi gốc, kiểm tra bản in thử và so sánh hai bản với nhau. Nếu phát hiện sai sót hoặc còn nghi vấn, ban phải báo cáo cho Chủ tịch Hội đồng thi để đề nghị Ban chỉ đạo cấp quốc gia xử lý.
Đề thi được in sao lần lượt từng môn và từng phòng thi. Những bản in thử và hỏng được thu lại, bảo quản theo chế độ tài liệu tối mật.
Sau khi in đủ số lượng đề của mỗi phòng và cho vào túi chứa, Ban in sao phải ghi đầy đủ thông tin gồm điểm thi, số phòng, tên bài thi và số lượng đề bên ngoài túi. Ngoài ra, mỗi điểm thi sẽ có một túi chứa đề thi dự phòng cho từng môn thi. Các túi chứa đề dự phòng và chính thức được đóng gói, niêm phong, do trưởng Ban in sao quản lý.
Khi vận chuyển, các túi đề thi được bảo quản trong hòm, tủ hoặc két sắt được khóa, niêm phong và bảo vệ 24/24 bởi công an. Chìa khóa do trưởng Ban vận chuyển và bàn giao đề thi giữ, sau đó bàn giao cho các trưởng điểm thi. Tại đây, đề thi được bảo quản trong các tủ riêng biệt, có khóa và niêm phong. Khu vực bảo quản đề thi có camera giám sát liên tục, công an túc trực 24/24.
Trước mỗi môn thi, cán bộ coi thi phải cho thí sinh chứng kiến và ký xác nhận túi đề thi còn nguyên nhãn niêm phong. Thiết bị lưu trữ dữ liệu (ổ cứng, thẻ nhớ) của hệ thống camera giám sát được sử dụng trong kỳ thi sẽ được bàn giao cho sở GD&ĐT, bảo quản và lưu trữ trong 12 tháng.
Hoàng Yên (T/h)
