Trong công việc, chắc chắn sẽ có những khoảng thời gian bạn phải làm nhiều việc cùng lúc, còn được gọi là đa nhiệm hoặc multitask. Tuy nhiên, không phải ai cũng có khả năng đa nhiệm, bởi não bộ của chúng ta không được xây dựng để xử lý nhiều việc một lúc. Theo các chuyên gia, đa nhiệm không phải làm việc chăm chỉ hơn, mà là làm việc thông minh hơn. Sau đây là 7 mẹo giúp bạn tăng cường kỹ năng đa nhiệm và giảm thiểu căng thẳng trong công việc.
Đặt giới hạn cho bản thân
Trước khi lên kế hoạch để quản lý các nhiệm vụ, điều đầu tiên bạn cần xác định là giới hạn của bạn đến đâu. Một ngày của bạn chỉ có 24 giờ, sức lực của bạn cũng có hạn và bạn cần tôn trọng điều đó. Nói cách khác, trước khi xét đến làm thế nào để đa nhiệm, bạn cần vẽ ra một bức tranh thực tế dựa trên khả năng của bản thân. Nếu bạn đã quá căng thẳng thì không có lý do gì để đồng ý nhận thêm trách nhiệm. Biết cách nói “Không” khi cần thiết chính là một quy tắc để quản lý thời gian, công việc và sức khỏe của bản thân tốt hơn.
Tạo danh sách cần làm và theo dõi tiến độ
Bước quan trọng tiếp theo của quá trình đa nhiệm là xây dựng một cái nhìn tổng quan về tất cả các nhiệm vụ bạn cần làm. Khi phải làm nhiều việc cùng lúc, chúng ta dễ rơi vào tình trạng rối tung, quên cái này quên cái kia. Vì vậy, việc tạo một checklist sẽ giúp bạn nắm bắt tình hình tốt hơn và đưa ra cách vận hành sáng suốt. Hãy liệt kê các nhiệm vụ kèm theo thời gian cần hoàn thành, sau đó sắp xếp chúng vào một thời gian biểu (ngày nào phải hoàn thành việc gì) dựa trên mức độ ưu tiên và công sức bạn cần bỏ ra để thực hiện. Đồng thời, đừng quên theo dõi tiến độ thường xuyên để biết điều chỉnh thời gian và thúc đẩy công việc hợp lý.
Phân loại công việc và sắp xếp thứ tự ưu tiên
Việc tạo checklist trên sẽ giúp bạn phân loại các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và mức độ cấp bách. Theo nguyên lý Eisenhower, bạn nên thực hiện công việc theo thứ tự sau, tuy nhiên không cần cứng nhắc mà hãy linh hoạt nếu cần:
- Quan trọng và cấp bách
- Quan trọng nhưng không cấp bách
- Không quan trọng nhưng cấp bách
- Không quan trọng và không cấp bách
Bên cạnh đó, giải quyết cùng lúc các nhiệm vụ có liên quan tới nhau cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và truyền tải thông tin từ công việc này sang công việc khác dễ dàng hơn.
Rèn luyện sự tập trung
Sự tập trung là nền tảng để làm nhiều việc cùng lúc. Những người làm việc năng suất sẽ tập trung hoàn thành từng việc một, thay vì bị mất thời gian vào những việc ít cấp bách hơn. Checklist và kế hoạch bạn đã lập trước đó sẽ giúp bạn xác định được mức độ tập trung cần dành cho từng nhiệm vụ. Bên cạnh đó, một người đa nhiệm giỏi cũng không thể có thói quen trì hoãn. Khi bạn không quá bận bịu, việc trì hoãn có thể được khắc phục bằng một đêm thức trắng làm bù. Nhưng khi bạn có rất nhiều việc cần lo, một sự chậm trễ sẽ kéo theo nhiều sự chậm trễ và bạn chắc chắn sẽ không thể bù đắp cho thời gian đã lãng phí khi mọi thứ đều đến hạn.
Tránh những tác nhân gây xao nhãng
Sự gián đoạn của các tác nhân ngoại cảnh sẽ ít nhiều ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của bạn. Khi đa nhiệm, chúng ta sẽ có xu hướng nhạy cảm hơn, căng thẳng hơn, dễ nổi nóng hơn. Vì vậy, bạn cần chủ động tránh những yếu tố làm phiền bạn như điện thoại đổ chuông, người thân, đồng nghiệp ồn ào, trẻ con trong nhà nghịch ngợm, thú nuôi... Cố gắng tìm cho mình một không gian làm việc yên tĩnh, thoải mái. Trong trường hợp không thể ví dụ như làm việc chung văn phòng với các đồng nghiệp đang tán gẫu, bạn có thể sử dụng tới âm nhạc, bịt tai chống ổn hoặc cố gắng rèn sự tập trung cao nhất có thể.
Dành thời gian nghỉ ngơi
Mặc dù cố gắng làm việc hết công suất là ưu tiên của bạn, việc nghỉ ngơi đủ cũng quan trọng không kém, đặc biệt khi bạn đang có rất nhiều thứ cần quan tâm. Đừng lo rằng 5 - 10 phút nghỉ ngơi sẽ khiến tiến độ công việc của bạn tụt lại. Nghỉ giải lao là thời gian không thể thiếu để thư giãn và khởi động lại tâm trí, giúp bạn quay trở lại công việc với năng lượng tích cực nhất. Cơ thể của bạn cũng không phải ngồi một chỗ quá lâu, các cơ bắp được co giãn và bạn sẽ ngăn ngừa được nhiều căn bệnh. Do đó, hãy cố gắng dành các khoảng nghỉ giữa công việc để ăn đủ bữa, ngủ đủ giấc, tập thể dục, thiền, nghe nhạc thư giãn...
Cuối cùng, đừng tạo quá nhiều áp lực cho bản thân. Giống như bất kỳ kỹ năng nào khác, làm nhiều việc cùng lúc cũng cần thời gian và học hỏi từng bước để phát triển. Hiểu được ý nghĩa của việc đa nhiệm, quản lý công việc đúng cách và bạn sẽ sớm thấy những kết quả tích cực thôi!
Hạ Vi
